STREFA WIEDZY KCW: Czy z każdym wolontariuszem trzeba podpisać porozumienie?
Jednym z pierwszych pytań, które pojawia się podczas rozpoczynania współpracy z wolontariuszami, jest kwestia dokumentów. Organizacje często zastanawiają się, czy każda osoba angażująca się w działania społeczne musi podpisać porozumienie oraz jakie obowiązki wynikają z przepisów prawa.
Warto wiedzieć, że współpraca z wolontariuszami w Polsce regulowana jest przez ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przepisy te określają prawa i obowiązki zarówno organizacji korzystającej ze świadczeń wolontariusza, jak i samego wolontariusza.
Czym jest porozumienie z wolontariuszem?
Porozumienie nie jest umową o pracę ani umową cywilnoprawną.
Jest to dokument określający zasady współpracy pomiędzy organizacją a wolontariuszem. Powinien jasno wskazywać, jakie zadania będzie wykonywał wolontariusz, gdzie będą one realizowane, przez jaki okres oraz jakie obowiązki przyjmuje organizacja.
Dobrze przygotowane porozumienie chroni obie strony i pozwala uniknąć wielu nieporozumień.
Kiedy porozumienie jest obowiązkowe?
Przepisy rozróżniają dwie sytuacje.
Jeżeli współpraca trwa krócej niż 30 dni, porozumienie może zostać zawarte ustnie. Należy jednak pamiętać, że na żądanie wolontariusza organizacja ma obowiązek sporządzić porozumienie w formie pisemnej, nawet jeśli współpraca ma charakter krótkoterminowy.
Niezależnie od tego Krakowskie Centrum Wolontariatu rekomenduje zawieranie porozumień w formie pisemnej również przy współpracy trwającej krócej niż 30 dni. Dzięki temu zarówno organizacja, jak i wolontariusz mają jasno określone zasady współpracy, zakres powierzonych zadań oraz prawa i obowiązki obu stron.
Jeżeli natomiast współpraca trwa dłużej niż 30 dni, porozumienie powinno zostać zawarte w formie pisemnej.
Jest to obowiązek wynikający z przepisów prawa.
Co powinno znaleźć się w porozumieniu?
Przepisy pozostawiają organizacjom pewną swobodę, jednak warto zadbać, aby dokument zawierał przede wszystkim:
- dane organizacji i wolontariusza,
- zakres powierzonych zadań,
- miejsce wykonywania świadczeń,
- okres współpracy,
- sposób rozwiązania porozumienia,
- informacje dotyczące ubezpieczenia,
- prawa i obowiązki obu stron.
Im bardziej precyzyjnie opisane zostaną zasady współpracy, tym łatwiej uniknąć nieporozumień w przyszłości.
Czy porozumienie oznacza brak elastyczności?
Nie.
Jedną z największych obaw organizacji jest przekonanie, że podpisanie dokumentu utrudni bieżącą współpracę.
W rzeczywistości jest odwrotnie.
Porozumienie nie ogranicza organizacji ani wolontariusza. Wyznacza jedynie ramy współpracy i pozwala obu stronom czuć się bezpiecznie.
Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba zmiany zakresu działań lub czasu współpracy, porozumienie można odpowiednio zaktualizować za zgodą obu stron.
Dokument to nie wszystko
Nawet najlepiej przygotowane porozumienie nie zastąpi dobrej komunikacji.
Największe problemy we współpracy z wolontariuszami rzadko wynikają z braku dokumentów. Znacznie częściej są efektem niejasnych oczekiwań, niewystarczającej informacji zwrotnej lub braku rozmowy.
Dlatego podpisanie porozumienia powinno być początkiem współpracy, a nie jej najważniejszym elementem.
Z perspektywy KCW
Podczas konsultacji z organizacjami często spotykamy się z przekonaniem, że przygotowanie dokumentów jest skomplikowane i czasochłonne. W praktyce dobrze opracowany wzór porozumienia można wykorzystywać przez wiele lat, dostosowując jedynie dane konkretnego wolontariusza i zakres wykonywanych zadań.
Najważniejsze jest jednak to, aby dokument był zrozumiały dla obu stron i odzwierciedlał rzeczywisty sposób współpracy.
Zadanie dla organizacji
Sprawdź, czy Twoja organizacja posiada aktualny wzór porozumienia z wolontariuszem.
Jeżeli dokument był przygotowywany kilka lat temu, warto zweryfikować, czy odpowiada obecnym potrzebom organizacji oraz czy zawiera wszystkie najważniejsze elementy współpracy.
To również dobry moment, aby sprawdzić pozostałą dokumentację dotyczącą wolontariatu i upewnić się, że jest spójna z obowiązującymi zasadami działania organizacji.
Wskazówka KCW
Dobrze przygotowane porozumienie nie jest formalnością. To narzędzie, które porządkuje współpracę, buduje poczucie bezpieczeństwa i pokazuje, że organizacja odpowiedzialnie podchodzi do współpracy z wolontariuszami.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?
Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.
Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl
Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.
Krakowskie Centrum Wolontariatu
Centrum Obywatelskie
ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
30-059 Kraków
I piętro, pokój 39
Szukasz wolontariuszy do swojej organizacji?
Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu, wypełniając formularz zgłoszeniowy:
https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6
Chcesz zostać wolontariuszem?
Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.
https://forms.gle/AAMgRE1KSQgC6ziT6
