STREFA WIEDZY KCW: Jak przygotować zespół, który będzie wsparciem, a nie dodatkowym wyzwaniem?

Festiwal, piknik, konferencja, wydarzenie sportowe, akcja społeczna czy zbiórka charytatywna - większość takich inicjatyw nie mogłaby odbyć się bez zaangażowania wolontariuszy. To oni pomagają w organizacji, wspierają uczestników, udzielają informacji, dbają o logistykę i często jako pierwsi mają kontakt z mieszkańcami.

Jednak nawet najbardziej zaangażowany zespół nie będzie działał skutecznie, jeżeli organizacja nie przygotuje go do wykonywania powierzonych zadań.

Przygotowania zaczynają się dużo wcześniej

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest rozpoczęcie rekrutacji wolontariuszy na kilka dni przed wydarzeniem.

W praktyce im wcześniej rozpoczną się przygotowania, tym większa szansa na zbudowanie dobrze przygotowanego zespołu.

Już na etapie planowania wydarzenia warto określić:

• ilu wolontariuszy będzie potrzebnych,
• jakie zadania będą wykonywać,
• ile czasu potrwa ich zaangażowanie,
• jakie kompetencje będą szczególnie przydatne,
• kto będzie odpowiedzialny za koordynację zespołu.

Dzięki temu rekrutacja będzie znacznie prostsza i bardziej skuteczna.

Każdy powinien wiedzieć, za co odpowiada

W dniu wydarzenia nie ma czasu na długie tłumaczenie obowiązków.

Każdy wolontariusz powinien wcześniej otrzymać jasne informacje dotyczące:

• zakresu swoich zadań,
• miejsca pracy,
• godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
• osoby, do której może zwrócić się z pytaniami,
• sposobu reagowania w sytuacjach nieprzewidzianych.

Niejasny podział obowiązków jest jedną z najczęstszych przyczyn chaosu podczas wydarzeń.

Nie zapominaj o odprawie

Nawet jeśli wszyscy otrzymali wcześniej informacje e-mailem, warto rozpocząć wydarzenie krótkim spotkaniem całego zespołu.

To dobry moment, aby:

• przypomnieć harmonogram dnia,
• przedstawić koordynatorów,
• omówić najważniejsze zasady bezpieczeństwa,
• odpowiedzieć na pytania,
• podziękować wolontariuszom za ich obecność.

Kilkanaście minut rozmowy często pozwala uniknąć wielu problemów w ciągu dnia.

Koordynator powinien być dostępny

Podczas wydarzenia wolontariusze muszą wiedzieć, do kogo mogą zwrócić się z problemem. Koordynator nie powinien wykonywać wszystkich zadań samodzielnie.

Jego rolą jest wspieranie zespołu, rozwiązywanie bieżących problemów i podejmowanie decyzji. Dostępność koordynatora daje wolontariuszom poczucie bezpieczeństwa i ułatwia sprawną organizację pracy.

Pamiętaj o przerwach i podstawowych potrzebach

Zaangażowanie wolontariuszy nie oznacza, że mogą pracować przez wiele godzin bez odpoczynku.

Jeżeli wydarzenie trwa dłużej, warto wcześniej zaplanować:

•  
• dostęp do wody i posiłków,
• miejsce odpoczynku,
• możliwość zmiany stanowisk.

Troska o komfort zespołu wpływa na atmosferę oraz jakość wykonywanej pracy.

Nie kończ współpracy wraz z zakończeniem wydarzenia

Jednym z największych błędów jest sytuacja, w której po zakończeniu wydarzenia organizacja przestaje kontaktować się z wolontariuszami.

Warto jeszcze tego samego dnia lub najpóźniej następnego:

• podziękować za zaangażowanie,
• przesłać zdjęcia z wydarzenia,
• poinformować o efektach wspólnej pracy,
• zaprosić do udziału w kolejnych działaniach,
• poprosić o krótką opinię dotyczącą organizacji wydarzenia.

To właśnie wtedy rozpoczyna się budowanie długofalowej współpracy.

Z perspektywy KCW

Podczas współpracy z organizacjami w Krakowie wielokrotnie obserwowaliśmy wydarzenia, podczas których wolontariusze byli doskonale przygotowani do swoich zadań. Łączyło je jedno - organizatorzy poświęcili czas na planowanie, komunikację i budowanie zespołu jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.

Dobrze zorganizowany wolontariat nie jest efektem przypadku. Jest wynikiem odpowiedzialnego przygotowania i dobrej współpracy pomiędzy organizacją a wolontariuszami.

Zadanie dla organizacji

Przed kolejnym wydarzeniem przygotuj prostą listę kontrolną dla koordynatora wolontariuszy.

Powinna ona zawierać między innymi:

• harmonogram dnia,
• listę wolontariuszy,
• podział zadań,
• numery telefonów do koordynatorów,
• plan przerw,
• procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych,
• plan podziękowania i kontaktu z wolontariuszami po zakończeniu wydarzenia.

Taka lista ułatwia organizację pracy i pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych problemów.

Wskazówka KCW

Najlepiej zorganizowane wydarzenia to nie te, podczas których wszystko przebiega zgodnie z planem, lecz te, podczas których zespół wie, jak reagować, gdy plan trzeba zmienić. Dobrze przygotowani wolontariusze potrafią odnaleźć się nawet w nieprzewidzianych sytuacjach i są jednym z największych atutów każdego wydarzenia.

Najczęstszy mit

„Im więcej wolontariuszy, tym łatwiej zorganizować wydarzenie.”

Nie zawsze.

Zbyt duży zespół bez wyraźnego podziału ról i odpowiedniej koordynacji może utrudnić organizację pracy. Znacznie lepiej przygotować mniejszą grupę wolontariuszy, która zna swoje zadania i potrafi współpracować, niż angażować dużą liczbę osób bez odpowiedniego planu działania.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?

Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.

Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl

Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.

Krakowskie Centrum Wolontariatu
 Centrum Obywatelskie
 ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
 30-059 Kraków
 I piętro, pokój 39

Potrzebujesz wolontariuszy do swojej organizacji?
 Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu poprzez formularz zgłoszeniowy:
 https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6

Chcesz zostać wolontariuszem?
 Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.
 https://forms.gle/AAMgRE1KSQgC6ziT6