STREFA WIEDZY KCW: Dobre zakończenie współpracy jest równie ważne jak jej początek
Każda współpraca ma swój początek i swój koniec. W wolontariacie często skupiamy się na pozyskiwaniu nowych osób, przygotowaniu procesu rekrutacji czy motywowaniu zespołu. Znacznie rzadziej rozmawiamy o tym, jak powinno wyglądać zakończenie współpracy z wolontariuszem.
Tymczasem sposób, w jaki organizacja żegna swoich wolontariuszy, ma ogromny wpływ na jej wizerunek. Osoba kończąca wolontariat może stać się ambasadorem organizacji lub przeciwnie - zniechęcić innych do zaangażowania. Dlatego warto zadbać o to, aby zakończenie współpracy było świadomym elementem programu wolontariatu.
Wolontariusz odchodzi z różnych powodów
Nie każda rezygnacja oznacza porażkę organizacji.
Powody zakończenia współpracy bywają bardzo różne. Wolontariusz może rozpocząć studia w innym mieście, podjąć pracę zawodową, zmienić sytuację rodzinną lub po prostu zakończyć etap życia, w którym miał możliwość angażowania się społecznie.
Czasami organizacja i wolontariusz wspólnie dochodzą do wniosku, że jego kompetencje lepiej sprawdzą się w innym miejscu lub przy innym rodzaju działań.
Najważniejsze jest, aby nie traktować odejścia jako problemu, ale jako naturalny element współpracy.
Nie pozwól odejść bez rozmowy
Jednym z największych błędów jest zakończenie współpracy bez podsumowania.
Krótka rozmowa pozwala zrozumieć doświadczenia wolontariusza oraz poznać jego opinię o organizacji.
Warto zapytać między innymi:
- Co najbardziej podobało Ci się podczas współpracy?
- Co moglibyśmy robić lepiej?
- Czy czułeś się odpowiednio przygotowany do swoich zadań?
- Co sprawiło, że zdecydowałeś się zakończyć wolontariat?
- Czy poleciłbyś naszą organizację innym?
Takie informacje są często cenniejsze niż najbardziej rozbudowane ankiety.
Podziękuj za czas, a nie tylko za pracę
Wolontariusze przekazują organizacji coś, czego nie można odzyskać – swój czas.
Dlatego podziękowanie nie powinno być formalnością.
Kilka szczerych słów, list z podziękowaniem, wspólne zdjęcie czy wpis w mediach społecznościowych pokazują, że organizacja naprawdę docenia zaangażowanie swoich wolontariuszy.
Jeżeli współpraca trwała dłużej, warto przygotować również opinię lub zaświadczenie opisujące wykonywane zadania i zdobyte kompetencje. Taki dokument może okazać się przydatny podczas poszukiwania pracy, praktyk lub kolejnych działań społecznych.
Nie zamykaj drzwi
Zakończenie współpracy nie oznacza zakończenia relacji.
Warto zapytać wolontariusza, czy chciałby pozostać w kontakcie z organizacją.
Byli wolontariusze mogą:
- uczestniczyć w wydarzeniach organizacji,
- wracać do wolontariatu przy większych projektach,
- zostać mentorami dla nowych wolontariuszy,
- wspierać organizację jako darczyńcy lub partnerzy,
- polecać działalność organizacji innym osobom.
Budowanie społeczności byłych wolontariuszy to praktyka coraz częściej stosowana przez organizacje, które myślą o wolontariacie długofalowo.
Twórz społeczność, a nie jednorazowy projekt
Najlepsze organizacje nie kończą relacji w dniu zakończenia wolontariatu.
Zapraszają byłych wolontariuszy na jubileusze, spotkania integracyjne, szkolenia czy wydarzenia organizowane z okazji rocznic działalności.
Dzięki temu nawet osoby, które zakończyły aktywny wolontariat, nadal czują się częścią społeczności i chętnie wracają przy kolejnych inicjatywach.
Z perspektywy KCW
W Krakowskim Centrum Wolontariatu często spotykamy osoby, które po kilku latach wracają do działalności społecznej. Bardzo często wybierają organizację, z którą wcześniej miały dobre doświadczenia i z którą rozstały się w życzliwej atmosferze.
To pokazuje, że zakończenie współpracy nie jest końcem relacji. Może być początkiem kolejnego etapu.
Zadanie dla organizacji
Przygotuj prostą procedurę zakończenia współpracy z wolontariuszem.
Powinna ona obejmować:
- rozmowę podsumowującą,
- wydanie zaświadczenia lub opinii (jeżeli wolontariusz tego potrzebuje),
- zaproszenie do pozostania w kontakcie z organizacją.
Dzięki temu każda osoba kończąca wolontariat będzie miała poczucie, że jej zaangażowanie zostało zauważone i docenione.
Wskazówka KCW
Wolontariusze zapamiętują przede wszystkim emocje. Jeżeli zakończą współpracę z poczuciem szacunku i wdzięczności, istnieje duża szansa, że wrócą do organizacji w przyszłości lub polecą ją kolejnym osobom.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?
Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.
Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl
Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.
Krakowskie Centrum Wolontariatu
Centrum Obywatelskie
ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
30-059 Kraków
I piętro, pokój 39
Szukasz wolontariuszy do swojej organizacji?
Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu, wypełniając formularz zgłoszeniowy:
https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6
Chcesz zostać wolontariuszem?
Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.