STREFA WIEDZY KCW: Regulamin wolontariatu

Zbędna formalność czy narzędzie, które ułatwia współpracę?

Słowo „regulamin” wielu osobom kojarzy się z dokumentem, który trafia do segregatora i nigdy więcej nie jest otwierany. W organizacjach pozarządowych często można usłyszeć, że przy kilku lub kilkunastu wolontariuszach nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych procedur. W praktyce okazuje się jednak, że dobrze przygotowane zasady współpracy potrafią zapobiec wielu nieporozumieniom i ułatwiają codzienne funkcjonowanie organizacji.

Regulamin wolontariatu nie powinien być zbiorem zakazów ani rozbudowanym dokumentem prawnym. Jego zadaniem jest przede wszystkim uporządkowanie współpracy oraz jasne określenie wzajemnych oczekiwań.

Dlaczego warto przygotować zasady współpracy?

Każdy wolontariusz rozpoczyna działalność z innymi doświadczeniami i przyzwyczajeniami. Dla jednej osoby oczywiste będzie wcześniejsze zgłaszanie nieobecności, dla innej już nie. Jedni będą wiedzieli, do kogo zwrócić się z pytaniem, inni nie.

Jeżeli organizacja nie określi wspólnych zasad, każdy będzie działał według własnych wyobrażeń. To właśnie wtedy pojawiają się nieporozumienia, które często błędnie interpretowane są jako brak zaangażowania lub odpowiedzialności.

Co powinien zawierać regulamin?

Nie ma jednego obowiązującego wzoru. Każda organizacja może dostosować dokument do swojej specyfiki.
Warto jednak uwzględnić takie elementy jak:

• misja i wartości organizacji,
• prawa i obowiązki wolontariuszy,
• obowiązki organizacji wobec wolontariuszy,
• zasady komunikacji,
• sposób zgłaszania nieobecności,
• zasady bezpieczeństwa,
• korzystanie ze sprzętu organizacji,
• ochrona danych osobowych,
• procedura zgłaszania problemów i konfliktów,
• sposób zakończenia współpracy.

Im bardziej przejrzyste zasady, tym łatwiej budować wzajemne zaufanie.

Regulamin warto tworzyć wspólnie

Jednym z najczęstszych błędów jest przygotowanie dokumentu wyłącznie przez zarząd lub koordynatora.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest zaproszenie do rozmowy samych wolontariuszy.
To oni najlepiej wiedzą, które zasady sprawdzają się w praktyce, a które wymagają doprecyzowania. Wspólne opracowanie dokumentu zwiększa również poczucie odpowiedzialności za jego przestrzeganie.

Regulamin powinien żyć

Organizacja się zmienia.
Zmieniają się projekty.
Zmienia się zespół.
Dlatego regulamin również powinien być regularnie aktualizowany.
Dobrą praktyką jest jego przegląd przynajmniej raz w roku lub po zakończeniu większego projektu. Warto wtedy zapytać wolontariuszy, które rozwiązania sprawdziły się najlepiej, a które wymagają zmian.

Regulamin nie zastąpi dobrej komunikacji

Nawet najlepiej przygotowany dokument nie rozwiąże wszystkich problemów.
Regulamin ma wspierać współpracę, ale nie zastąpi rozmowy, wzajemnego szacunku i otwartości.
Najlepiej funkcjonujące organizacje traktują go jako drogowskaz, a nie zbiór sztywnych przepisów.

Z perspektywy KCW

Podczas współpracy z organizacjami często obserwujemy, że wiele konfliktów wynika nie z braku zaangażowania, lecz z różnych oczekiwań wobec współpracy. Jasno określone zasady pomagają uniknąć takich sytuacji i dają poczucie bezpieczeństwa zarówno wolontariuszom, jak i koordynatorom.
Nie chodzi o tworzenie rozbudowanych procedur. Chodzi o to, aby każdy wiedział, czego może oczekiwać od organizacji i czego organizacja oczekuje od niego.

Zadanie dla organizacji

Sprawdź, czy Twoja organizacja posiada dokument opisujący zasady współpracy z wolontariuszami.
Jeżeli nie, przygotuj prosty dokument zawierający najważniejsze informacje i omów go wspólnie z zespołem. Jeżeli regulamin już istnieje, zastanów się, kiedy był ostatnio aktualizowany i czy odpowiada obecnym potrzebom organizacji.

Wskazówka KCW

Dobrze przygotowany regulamin nie ogranicza wolontariuszy. Wręcz przeciwnie – daje im poczucie bezpieczeństwa, ułatwia współpracę i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze, czyli wspólnym działaniu na rzecz innych.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?

Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.
Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl

Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.
Krakowskie Centrum Wolontariatu
Centrum Obywatelskie
ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
30-059 Kraków
I piętro, pokój 39

Szukasz wolontariuszy do swojej organizacji?
Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu, wypełniając formularz zgłoszeniowy:
https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6

Chcesz zostać wolontariuszem?
Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.
https://forms.gle/AAMgRE1KSQgC6ziT6