Nie ma skutecznego wolontariatu bez przygotowanej organizacji

Coraz więcej organizacji pozarządowych, instytucji i szkół chce rozwijać wolontariat. To bardzo dobra wiadomość - zaangażowanie społeczne buduje silniejsze społeczności, wspiera realizację ważnych inicjatyw i daje mieszkańcom możliwość realnego wpływu na swoje otoczenie.

Jednocześnie wiele organizacji rozpoczyna współpracę z wolontariuszami od niewłaściwego miejsca.

Najczęściej pierwszym krokiem jest publikacja ogłoszenia: „Szukamy wolontariuszy”.

Kilka dni później pojawiają się pierwsze zgłoszenia. Wolontariusze przychodzą pełni energii i chęci do działania. Niestety, po kilku tygodniach część z nich rezygnuje. Organizacja dochodzi do wniosku, że trudno znaleźć zaangażowanych wolontariuszy.

Czy rzeczywiście problem leży po ich stronie?

W Krakowskim Centrum Wolontariatu podczas rozmów z organizacjami bardzo często okazuje się, że przyczyna jest zupełnie inna. Wolontariusze chcieli pomagać, ale organizacja nie była jeszcze przygotowana na ich przyjęcie.

1. Nie określono zakresu zadań.
2. Nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej za współpracę.
3. Nie przygotowano wdrożenia.
4. Nie ustalono zasad komunikacji.
5. Nie było przestrzeni na pytania, rozwój i informację zwrotną.
6. W efekcie obie strony wychodzą z poczuciem niedosytu.

Dlatego pierwszą zasadą skutecznego wolontariatu jest: 
Nie zaczynaj od szukania wolontariuszy. Zacznij od przygotowania swojej organizacji.

Wolontariat to partnerstwo, nie doraźna pomoc

Jednym z największych mitów dotyczących wolontariatu jest przekonanie, że wolontariusz ma po prostu „pomóc”.

W rzeczywistości wolontariat to świadoma współpraca dwóch stron.

Organizacja oferuje przestrzeń do działania, możliwość zdobywania doświadczenia, rozwijania kompetencji i realnego wpływu na otoczenie.

Wolontariusz wnosi swój czas, wiedzę, energię i zaangażowanie.

Tylko wtedy, gdy obie strony wiedzą, czego od siebie oczekują, współpraca może być trwała i satysfakcjonująca.

Dobre programy wolontariatu są planowane z wyprzedzeniem i wynikają z misji organizacji, jej potrzeb oraz możliwości. Powinny być również oparte na świadomym przygotowaniu zespołu i koordynacji współpracy. Takie podejście wskazują standardy zarządzania wolontariatem opracowane dla organizacji i koordynatorów wolontariatu.

Model KCW – Fundament Skutecznego Wolontariatu

W Krakowskim Centrum Wolontariatu przyjmujemy prostą zasadę:

Najpierw organizacja. Potem wolontariusz.

Zanim rozpoczniesz rekrutację, odpowiedz na pięć pytań.

1. Czy wiemy, dlaczego chcemy współpracować z wolontariuszami?

Wolontariat powinien wspierać realizację misji organizacji, a nie być sposobem na rozwiązanie problemów kadrowych.

2. Czy przygotowaliśmy konkretne zadania?

Wolontariusz powinien wiedzieć, co będzie robił, jaki jest cel jego działań i kto będzie go wspierał.

3. Czy wyznaczyliśmy koordynatora?

Każdy wolontariusz powinien mieć osobę, do której może zwrócić się z pytaniem lub problemem.

4. Czy organizacja jest gotowa na przyjęcie nowych osób?

Przygotowane miejsce pracy, zasady współpracy, wdrożenie i dobra komunikacja mają ogromny wpływ na pierwsze doświadczenia wolontariusza.

5. Czy wiemy, jak utrzymamy zaangażowanie?

Współpraca nie kończy się na pierwszym dniu. Regularny kontakt, docenianie, możliwość rozwoju i informacja zwrotna budują długofalowe relacje.

Najczęstszy błąd

Wiele organizacji koncentruje się na pytaniu:

„Skąd pozyskać wolontariuszy?”

Tymczasem warto najpierw zadać sobie inne:

„Czy osoba, która zgłosi się jutro do naszej organizacji, będzie wiedziała, po co przyszła i kto będzie ją wspierał?”

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, warto poświęcić jeszcze trochę czasu na przygotowanie programu wolontariatu.

To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.

Checklista KCW

Przed rozpoczęciem rekrutacji sprawdź, czy:

☐ określono cel programu wolontariatu,

☐ przygotowano zadania dla wolontariuszy,

☐ wyznaczono koordynatora,

☐ zaplanowano wdrożenie nowych osób,

☐ ustalono zasady komunikacji,

☐ organizacja jest gotowa na przyjęcie wolontariuszy.

Im więcej odpowiedzi „TAK”, tym większa szansa na trwałą i wartościową współpracę.

Wskazówka KCW

Najlepsze organizacje nie zaczynają od pytania „Ilu potrzebujemy wolontariuszy?”. Zaczynają od pytania „Jak stworzyć miejsce, do którego wolontariusze będą chcieli wracać?”. To właśnie ta różnica najczęściej decyduje o sukcesie programu wolontariatu.