Wolontariat nie powinien zaczynać się od projektu. Powinien zaczynać się od planu.

Zamiast projektu – plan: Jak zmienić dorywczy wolontariat w stabilny program i budować trwały zespół zgodnie z międzynarodowymi standardami NGO

W wielu organizacjach wolontariusze pojawiają się wtedy, gdy zbliża się wydarzenie, rozpoczyna się nowy projekt lub pojawia się potrzeba dodatkowego wsparcia. Rozpoczyna się szybka rekrutacja, przygotowanie zadań i poszukiwanie osób gotowych do pomocy. Po zakończeniu projektu współpraca często się kończy, a przy kolejnej inicjatywie cały proces rozpoczyna się od początku.

Takie działanie pozwala zrealizować pojedyncze przedsięwzięcia, ale utrudnia budowanie stabilnego programu wolontariatu.

Coraz więcej organizacji odchodzi od tego modelu i traktuje wolontariat jako element swojej strategii rozwoju. Oznacza to planowanie działań z wyprzedzeniem, określenie celów oraz świadome budowanie zespołu, który rozwija się razem z organizacją. To podejście jest rekomendowane również w międzynarodowych dobrych praktykach zarządzania wolontariatem.

Zastanów się, po co Twojej organizacji są wolontariusze

Pierwszym krokiem nie powinno być przygotowanie ogłoszenia o wolontariacie.

Znacznie ważniejsze jest odpowiedzenie na pytanie:

Jaką rolę mają pełnić wolontariusze w rozwoju naszej organizacji?

Czy mają wspierać organizację wyłącznie podczas wydarzeń?

Czy chcemy stworzyć stały zespół?

Czy zależy nam na pozyskaniu przyszłych liderów, członków organizacji lub koordynatorów projektów?

Odpowiedzi na te pytania pozwalają określić kierunek rozwoju programu wolontariatu.

Zaplanuj cały rok, a nie tylko najbliższe wydarzenie

Najbardziej skuteczne organizacje planują wolontariat z wyprzedzeniem.

Na początku roku warto przygotować prosty harmonogram obejmujący między innymi:

• plan rekrutacji nowych wolontariuszy,
• szkolenia i spotkania integracyjne,
• działania promujące wolontariat,
• wydarzenia wymagające większego zaangażowania zespołu,
• ewaluację programu wolontariatu,
• działania związane z docenianiem i rozwojem wolontariuszy.

Dzięki temu organizacja może wcześniej przygotować zespół i uniknąć sytuacji, w której rekrutacja rozpoczyna się na kilka dni przed wydarzeniem.

Wyznacz cele, które można zmierzyć

Plan powinien zawierać nie tylko listę działań, ale również konkretne cele.

Przykładowo:

• pozyskanie 20 nowych wolontariuszy,
• utrzymanie co najmniej 70% osób zaangażowanych przez cały rok,
• przeprowadzenie trzech szkoleń dla zespołu,
• nawiązanie współpracy z dwiema szkołami i jedną firmą,
• organizacja jednego wydarzenia integracyjnego dla wolontariuszy.

Takie cele ułatwiają ocenę postępów i planowanie kolejnych działań.

Wolontariat powinien wspierać misję organizacji

Każda organizacja posiada własną misję i cele statutowe.

Program wolontariatu powinien być ich naturalnym uzupełnieniem.

Jeżeli organizacja działa na rzecz seniorów, warto rozwijać wolontariat międzypokoleniowy.

Jeżeli prowadzi działania ekologiczne – angażować wolontariuszy w edukację i akcje społeczne.

Jeżeli zajmuje się kulturą – tworzyć przestrzeń do współorganizowania wydarzeń.

Im lepiej zadania wolontariuszy odpowiadają misji organizacji, tym większe zaangażowanie i poczucie sensu wspólnych działań.

Planuj rozwój ludzi, a nie tylko realizację zadań

Program wolontariatu powinien odpowiadać nie tylko na potrzeby organizacji.

Powinien również tworzyć możliwości rozwoju dla samych wolontariuszy.

Warto zastanowić się:

• jakie kompetencje mogą zdobyć,
• jakie szkolenia warto zaplanować,
• kto może zostać liderem zespołu,
• komu można powierzyć większą odpowiedzialność.

Organizacja, która inwestuje w rozwój wolontariuszy, buduje stabilniejszy i bardziej zaangażowany zespół.

Z perspektywy KCW

Podczas współpracy z organizacjami w Krakowie często zauważamy, że największym wyzwaniem nie jest brak wolontariuszy, lecz brak długofalowego planu.

Organizacje, które planują działania z wyprzedzeniem, znacznie rzadziej mają problemy z rekrutacją, łatwiej budują partnerstwa i skuteczniej rozwijają swoje zespoły.

Wolontariat nie powinien być reakcją na bieżące potrzeby. Powinien być świadomie zaplanowanym elementem rozwoju organizacji.

Zadanie dla organizacji

Poświęć godzinę na przygotowanie rocznego planu rozwoju wolontariatu.

Nie musi być rozbudowany.

Wystarczy, że odpowiesz na pięć pytań:

• Jakich wolontariuszy chcemy pozyskać?
• Jak przygotujemy ich do współpracy?
• W jaki sposób będziemy rozwijać ich kompetencje?
• Jak będziemy doceniać ich zaangażowanie?
• Po czym poznamy, że nasz program wolontariatu rozwija się we właściwym kierunku?

Odpowiedzi na te pytania mogą stać się podstawą strategii wolontariatu w Twojej organizacji.

Wskazówka KCW

Najlepsze programy wolontariatu nie powstają przypadkiem. Są efektem świadomego planowania, regularnej ewaluacji oraz przekonania, że wolontariusze nie są wsparciem „na chwilę”, ale ważną częścią organizacji i jej przyszłości.

Najczęstszy mit

„Strategia wolontariatu jest potrzebna tylko dużym organizacjom.”

To nieprawda. Nawet niewielka fundacja lub stowarzyszenie może przygotować prosty plan działań na najbliższy rok. Jasno określone cele i kierunki rozwoju pomagają lepiej wykorzystać potencjał wolontariuszy oraz uniknąć działań podejmowanych wyłącznie pod presją czasu.