STREFA WIEDZY KCW: Jak napisać ofertę wolontariatu, która przyciągnie właściwe osoby?
Dobrze przygotowana oferta wolontariatu to pierwszy krok do znalezienia zaangażowanych i odpowiedzialnych wolontariuszy.
Niestety wiele ogłoszeń publikowanych przez organizacje ogranicza się do jednego zdania:
„Poszukujemy wolontariuszy do pomocy.”
To zdecydowanie za mało.
Osoba zainteresowana wolontariatem chce wiedzieć, komu będzie pomagać, na czym będzie polegało jej zadanie oraz dlaczego warto zaangażować się właśnie w Twojej organizacji.
Im bardziej konkretna i przejrzysta oferta, tym większa szansa na zgłoszenia osób, które rzeczywiście chcą współpracować z organizacją.
1. Krótko przedstaw organizację
Nie zakładaj, że każdy zna Twoją organizację.
W kilku zdaniach odpowiedz na pytania:
- Kim jesteście?
- Jaką misję realizujecie?
- Komu pomagacie?
- Dlaczego Wasza działalność jest ważna?
To pozwoli kandydatowi zrozumieć sens działań i utożsamić się z misją organizacji.
2. Opisz zadania wolontariusza
To najważniejsza część ogłoszenia.
Zamiast pisać:
„Pomoc organizacyjna”
napisz konkretnie:
- obsługa punktu informacyjnego,
- pomoc podczas wydarzeń,
- prowadzenie zajęć z dziećmi,
- wsparcie seniorów,
- wykonywanie zdjęć,
- prowadzenie mediów społecznościowych.
Im dokładniejszy opis, tym łatwiej kandydatowi ocenić, czy dane zadanie jest dla niego odpowiednie.
3. Określ miejsce i czas
Podaj:
- miejsce wykonywania wolontariatu,
- termin rozpoczęcia,
- rzewidywany czas zaangażowania,
- czy jest to wolontariat jednorazowy, cykliczny czy długoterminowy.
Dzięki temu unikniesz wielu nieporozumień już na etapie zgłoszeń.
4. Napisz, kogo szukasz
Nie chodzi o tworzenie długiej listy wymagań.
Warto jednak wskazać cechy lub umiejętności, które będą pomocne.
Na przykład:
- komunikatywność
- punktualność
- otwartość na współpracę,
- umiejętność pracy z dziećmi,
- znajomość języka angielskiego (jeżeli jest potrzebna).
5. Pokaż, co zyska wolontariusz
Wolontariat to współpraca.
Dlatego warto napisać również o tym, co oferuje organizacja.
Może to być:
- zdobycie doświadczenia,
- udział w szkoleniach,
- rozwój kompetencji,
- poznanie nowych ludzi,
- możliwość realizacji ciekawych projektów,
- zaświadczenie lub opinia po zakończeniu współpracy.
Nie są to „nagrody”, ale element uczciwego przedstawienia współpracy.
6. Wyjaśnij, jak się zgłosić
Na końcu oferty powinny znaleźć się jasne informacje:
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- formularz zgłoszeniowy,
- termin przyjmowania zgłoszeń,
- osoba do kontaktu.
Nie zostawiaj kandydata z pytaniem:
„Co mam zrobić dalej?”
7. Skontaktuj się z kandydatem jak najszybciej
Opublikowanie oferty i otrzymanie zgłoszenia to dopiero początek. To, jak szybko organizacja odpowie kandydatowi, często decyduje o tym, czy dojdzie do współpracy.
Pamiętaj, że osoby zainteresowane wolontariatem często wysyłają zgłoszenia do kilku organizacji jednocześnie. Jeżeli odpowiedź otrzymają dopiero po tygodniu lub dwóch, mogą już rozpocząć działalność w innym miejscu albo zwyczajnie stracić motywację do zaangażowania.
Dlatego warto przyjąć prostą zasadę - nie pozostawiaj zgłoszenia bez odpowiedzi.
Dobrą praktyką jest:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w ciągu 24–48 godzin,
- poinformowanie o kolejnych etapach rekrutacji,
- wskazanie przewidywanego terminu rozmowy lub spotkania,
- utrzymywanie kontaktu z kandydatem, jeśli proces rekrutacji wymaga więcej czasu.
Szybka odpowiedź pokazuje, że organizacja szanuje czas i zaangażowanie przyszłego wolontariusza. To pierwszy krok do budowania dobrej relacji i pozytywnego doświadczenia już na etapie rekrutacji.
Pamiętaj – pierwsze doświadczenie wolontariusza z Twoją organizacją zaczyna się nie w dniu pierwszego dyżuru, ale już w momencie wysłania zgłoszenia. To, jak szybko i w jaki sposób odpowiesz, może zadecydować o jego dalszym zaangażowaniu.
Najczęstsze błędy
Zbyt ogólny opis.
Brak informacji o czasie i miejscu.
Brak celu działań.
Brak danych kontaktowych.
Brak odpowiedzi na zgłoszenie lub zbyt długi czas oczekiwania na kontakt.
Skupienie się wyłącznie na potrzebach organizacji.
byt długie i skomplikowane ogłoszenie.
Zadanie dla organizacji
Otwórz ostatnią ofertę wolontariatu opublikowaną przez Twoją organizację.
Sprawdź, czy odpowiada na siedem pytań:
✔ Kim jesteśmy?
✔ Co będzie robił wolontariusz?
✔ Gdzie?
✔ Kiedy?
✔ Co zyska wolontariusz?
✔ Jak może się zgłosić?
✔ Czy kandydat otrzyma szybką informację zwrotną po wysłaniu zgłoszenia?
Jeżeli na któreś z pytań brakuje odpowiedzi, warto uzupełnić ofertę i proces rekrutacji jeszcze przed kolejnym naborem.
Wskazówka KCW
Dobra oferta wolontariatu nie kończy się w momencie jej opublikowania. Równie ważne jest to, co wydarzy się po otrzymaniu zgłoszenia. Sprawna komunikacja, szybki kontakt i jasne informacje budują zaufanie oraz pokazują, że organizacja profesjonalnie podchodzi do współpracy z wolontariuszami.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?
Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.
Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl
Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.
Krakowskie Centrum Wolontariatu
Centrum Obywatelskie
ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
30-059 Kraków
I piętro, pokój 39
Szukasz wolontariuszy do swojej organizacji?
Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu, wypełniając formularz zgłoszeniowy:
https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6
Chcesz zostać wolontariuszem?
Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.