STREFA WIEDZY KCW: Jak przygotować zespół, który będzie wsparciem, a nie dodatkowym wyzwaniem?

Dobrze zorganizowany wolontariat podczas wydarzenia nie polega na znalezieniu dużej liczby osób. Polega na odpowiednim zaplanowaniu ich pracy.

Festiwal, piknik, konferencja, wydarzenie sportowe, akcja społeczna czy zbiórka charytatywna - większość takich inicjatyw nie mogłaby odbyć się bez zaangażowania wolontariuszy. To oni pomagają w organizacji, wspierają uczestników, udzielają informacji, dbają o logistykę i często jako pierwsi mają kontakt z mieszkańcami.

Jednak nawet najbardziej zaangażowany zespół nie będzie działał skutecznie, jeżeli organizacja nie przygotuje go do wykonywania powierzonych zadań.

Przygotowania zaczynają się dużo wcześniej

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest rozpoczęcie rekrutacji wolontariuszy na kilka dni przed wydarzeniem.

W praktyce im wcześniej rozpoczną się przygotowania, tym większa szansa na zbudowanie dobrze przygotowanego zespołu.

Już na etapie planowania wydarzenia warto określić:

• ilu wolontariuszy będzie potrzebnych,
• jakie zadania będą wykonywać,
• ile czasu potrwa ich zaangażowanie,
• jakie kompetencje będą szczególnie przydatne,
• kto będzie odpowiedzialny za koordynację zespołu.

Dzięki temu rekrutacja będzie znacznie prostsza i bardziej skuteczna.

Każdy powinien wiedzieć, za co odpowiada

W dniu wydarzenia nie ma czasu na długie tłumaczenie obowiązków.

Każdy wolontariusz powinien wcześniej otrzymać jasne informacje dotyczące:

• zakresu swoich zadań,
• miejsca pracy,
• godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
• osoby, do której może zwrócić się z pytaniami,
• sposobu reagowania w sytuacjach nieprzewidzianych.

Niejasny podział obowiązków jest jedną z najczęstszych przyczyn chaosu podczas wydarzeń.

Nie zapominaj o odprawie

Nawet jeśli wszyscy otrzymali wcześniej informacje e-mailem, warto rozpocząć wydarzenie krótkim spotkaniem całego zespołu.

To dobry moment, aby:

• przypomnieć harmonogram dnia,
• przedstawić koordynatorów,
• omówić najważniejsze zasady bezpieczeństwa,
• odpowiedzieć na pytania,
• podziękować wolontariuszom za ich obecność.

Kilkanaście minut rozmowy często pozwala uniknąć wielu problemów w ciągu dnia.

Koordynator powinien być dostępny

Podczas wydarzenia wolontariusze muszą wiedzieć, do kogo mogą zwrócić się z problemem. Koordynator nie powinien wykonywać wszystkich zadań samodzielnie.

Jego rolą jest wspieranie zespołu, rozwiązywanie bieżących problemów i podejmowanie decyzji. Dostępność koordynatora daje wolontariuszom poczucie bezpieczeństwa i ułatwia sprawną organizację pracy.

Pamiętaj o przerwach i podstawowych potrzebach

Zaangażowanie wolontariuszy nie oznacza, że mogą pracować przez wiele godzin bez odpoczynku.

Jeżeli wydarzenie trwa dłużej, warto wcześniej zaplanować:

•  
• dostęp do wody i posiłków,
• miejsce odpoczynku,
• możliwość zmiany stanowisk.

Troska o komfort zespołu wpływa na atmosferę oraz jakość wykonywanej pracy.

Nie kończ współpracy wraz z zakończeniem wydarzenia

Jednym z największych błędów jest sytuacja, w której po zakończeniu wydarzenia organizacja przestaje kontaktować się z wolontariuszami.

Warto jeszcze tego samego dnia lub najpóźniej następnego:

• podziękować za zaangażowanie,
• przesłać zdjęcia z wydarzenia,
• poinformować o efektach wspólnej pracy,
• zaprosić do udziału w kolejnych działaniach,
• poprosić o krótką opinię dotyczącą organizacji wydarzenia.

To właśnie wtedy rozpoczyna się budowanie długofalowej współpracy.

Z perspektywy KCW

Podczas współpracy z organizacjami w Krakowie wielokrotnie obserwowaliśmy wydarzenia, podczas których wolontariusze byli doskonale przygotowani do swoich zadań. Łączyło je jedno - organizatorzy poświęcili czas na planowanie, komunikację i budowanie zespołu jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.

Dobrze zorganizowany wolontariat nie jest efektem przypadku. Jest wynikiem odpowiedzialnego przygotowania i dobrej współpracy pomiędzy organizacją a wolontariuszami.

Zadanie dla organizacji

Przed kolejnym wydarzeniem przygotuj prostą listę kontrolną dla koordynatora wolontariuszy.

Powinna ona zawierać między innymi:

• harmonogram dnia,
• listę wolontariuszy,
• podział zadań,
• numery telefonów do koordynatorów,
• plan przerw,
• procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych,
• plan podziękowania i kontaktu z wolontariuszami po zakończeniu wydarzenia.

Taka lista ułatwia organizację pracy i pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych problemów.

Wskazówka KCW

Najlepiej zorganizowane wydarzenia to nie te, podczas których wszystko przebiega zgodnie z planem, lecz te, podczas których zespół wie, jak reagować, gdy plan trzeba zmienić. Dobrze przygotowani wolontariusze potrafią odnaleźć się nawet w nieprzewidzianych sytuacjach i są jednym z największych atutów każdego wydarzenia.

Najczęstszy mit

„Im więcej wolontariuszy, tym łatwiej zorganizować wydarzenie.”

Nie zawsze.

Zbyt duży zespół bez wyraźnego podziału ról i odpowiedniej koordynacji może utrudnić organizację pracy. Znacznie lepiej przygotować mniejszą grupę wolontariuszy, która zna swoje zadania i potrafi współpracować, niż angażować dużą liczbę osób bez odpowiedniego planu działania.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie wolontariatu?

Krakowskie Centrum Wolontariatu wspiera organizacje pozarządowe, instytucje, szkoły oraz osoby, które chcą rozwijać wolontariat w Krakowie.

Telefon: 669 528 381
E-mail: wolontariat@krafos.pl

Skontaktuj się z nami, umów indywidualne spotkanie lub odwiedź nas podczas dyżurów doradczych, które odbywają się w każdy czwartek w godzinach 17:00–20:00.

Krakowskie Centrum Wolontariatu
 Centrum Obywatelskie
 ul. Reymonta 20 (budynek Stadionu Miejskiego im. Henryka Reymana)
 30-059 Kraków
 I piętro, pokój 39

Potrzebujesz wolontariuszy do swojej organizacji?
 Dołącz do Bazy Ofert Wolontariatu Krakowskiego Centrum Wolontariatu poprzez formularz zgłoszeniowy:
 https://forms.gle/okXKhNZBDE1waRJW6

Chcesz zostać wolontariuszem?
 Dołącz do Bazy Wolontariuszy Krakowskiego Centrum Wolontariatu i znajdź miejsce, w którym możesz pomagać, zdobywać doświadczenie oraz rozwijać swoje kompetencje.
 https://forms.gle/AAMgRE1KSQgC6ziT6