Dobre zakończenie współpracy jest równie ważne jak jej początek

Wolontariusz odchodzi z różnych powodów

Nie każda rezygnacja oznacza porażkę organizacji.

Powody zakończenia współpracy bywają bardzo różne. Wolontariusz może rozpocząć studia w innym mieście, podjąć pracę zawodową, zmienić sytuację rodzinną lub po prostu zakończyć etap życia, w którym miał możliwość angażowania się społecznie.

Czasami organizacja i wolontariusz wspólnie dochodzą do wniosku, że jego kompetencje lepiej sprawdzą się w innym miejscu lub przy innym rodzaju działań.

Najważniejsze jest, aby nie traktować odejścia jako problemu, ale jako naturalny element współpracy.

Nie pozwól odejść bez rozmowy

Jednym z największych błędów jest zakończenie współpracy bez podsumowania.

Krótka rozmowa pozwala zrozumieć doświadczenia wolontariusza oraz poznać jego opinię o organizacji.

Warto zapytać między innymi:

• Co najbardziej podobało Ci się podczas współpracy?
• Co moglibyśmy robić lepiej?
• Czy czułeś się odpowiednio przygotowany do swoich zadań?
• Co sprawiło, że zdecydowałeś się zakończyć wolontariat?
• Czy poleciłbyś naszą organizację innym?

Takie informacje są często cenniejsze niż najbardziej rozbudowane ankiety.

Podziękuj za czas, a nie tylko za pracę

Wolontariusze przekazują organizacji coś, czego nie można odzyskać – swój czas.

Dlatego podziękowanie nie powinno być formalnością.

Kilka szczerych słów, list z podziękowaniem, wspólne zdjęcie czy wpis w mediach społecznościowych pokazują, że organizacja naprawdę docenia zaangażowanie swoich wolontariuszy.

Jeżeli współpraca trwała dłużej, warto przygotować również opinię lub zaświadczenie opisujące wykonywane zadania i zdobyte kompetencje. Taki dokument może okazać się przydatny podczas poszukiwania pracy, praktyk lub kolejnych działań społecznych.

Nie zamykaj drzwi

Zakończenie współpracy nie oznacza zakończenia relacji.

Warto zapytać wolontariusza, czy chciałby pozostać w kontakcie z organizacją.

Byli wolontariusze mogą:

• uczestniczyć w wydarzeniach organizacji,
• wracać do wolontariatu przy większych projektach,
• zostać mentorami dla nowych wolontariuszy,
• wspierać organizację jako darczyńcy lub partnerzy,
• polecać działalność organizacji innym osobom.

Budowanie społeczności byłych wolontariuszy to praktyka coraz częściej stosowana przez organizacje, które myślą o wolontariacie długofalowo.

Twórz społeczność, a nie jednorazowy projekt

Najlepsze organizacje nie kończą relacji w dniu zakończenia wolontariatu.

Zapraszają byłych wolontariuszy na jubileusze, spotkania integracyjne, szkolenia czy wydarzenia organizowane z okazji rocznic działalności.

Dzięki temu nawet osoby, które zakończyły aktywny wolontariat, nadal czują się częścią społeczności i chętnie wracają przy kolejnych inicjatywach.

Z perspektywy KCW

W Krakowskim Centrum Wolontariatu często spotykamy osoby, które po kilku latach wracają do działalności społecznej. Bardzo często wybierają organizację, z którą wcześniej miały dobre doświadczenia i z którą rozstały się w życzliwej atmosferze.

To pokazuje, że zakończenie współpracy nie jest końcem relacji. Może być początkiem kolejnego etapu.

Zadanie dla organizacji

Przygotuj prostą procedurę zakończenia współpracy z wolontariuszem.

Powinna ona obejmować:

• rozmowę podsumowującą,
•  
• wydanie zaświadczenia lub opinii (jeżeli wolontariusz tego potrzebuje),
• zaproszenie do pozostania w kontakcie z organizacją.

Dzięki temu każda osoba kończąca wolontariat będzie miała poczucie, że jej zaangażowanie zostało zauważone i docenione.

Wskazówka KCW

Wolontariusze zapamiętują przede wszystkim emocje. Jeżeli zakończą współpracę z poczuciem szacunku i wdzięczności, istnieje duża szansa, że wrócą do organizacji w przyszłości lub polecą ją kolejnym osobom.